Dokument o dużej objętości i złożonej strukturze wymaga wprowadzenia dodatkowych elementów ułatwiających jego lekturę, takich jak numeracja stron, nagłówki, stopki, przypisy. Udogodnieniem dla czytelnika są też rozdziały i podrozdziały oraz spis treści.
Planując długi dokument, należy ustalić jego wygląd i układ wewnętrzny. Określić rozmiary marginesów i orientację strony, jej rozmiar, wielkość nagłówków i stopek. Zasadniczo główny tekst publikacji dzielimy na tomy, części, rozdziały i podrozdziały. W edytorze można przygotować konspekt, czyli opracować jego strukturę. W widoku konspektu można ocenić strukturę tworzonego dokumentu i w razie potrzeby ją zmienić.
Układ wewnętrzny dokumentu to sposób rozmieszczenia tworzących go elementów. Decydują o nim podział na rozdziały i podrozdziały, spis treści, rozmieszczenie ilustracji i innych obiektów, ich opis oraz orientacja strony i liczba kolumn tekstu. Ustalenie formatu odnosi się do całego dokumentu. Jeżeli w dokumencie są fragmenty, do których należy zastosować inne ustawienia parametrów np. marginesy, orientację strony, treść nagłówka czy stopki, układ szpaltowy, trzeba go podzielić na sekcje za pomocą polecenia Znaki podziału z grupy ustawienia strony na karcie układ strony, wstawiając odpowiednie znaki końca sekcji. Po podzieleniu dokumentu każda sekcja może być formatowana niezależnie od pozostałych.
Dokument można uatrakcyjnić poprzez zmianę liczby kolumn na stronie albo w poszczególnych jego częściach. W edytorze Word wielokolumnowy układ tekstu wprowadza się po wybraniu polecenia kolumny z grupy ustawienia strony na karcie układ strony. W oknie dialogowym podejmujemy decyzję co do liczby kolumn, ich ustawienia oraz szerokości i rozdzielenia kolumn linią.
Tworzeniem dokumentów wielostronicowych rządzą specjalne zasady. Publikacja musi być czytelna i o jednolitej formie. Należy zachować harmonię, ład i porządek. Do tej czynności używamy stylów. Dzięki nim łatwo i szybko zmienia się wygląd i ustawienie tekstu zarówno podstawowego jak i tytułów czy podpisów.
Styl to zestaw elementów formatowania określający wygląd:
Tabel – obramowanie, cieniowanie i wyrównanie komórek oraz atrybuty czcionki
List – sposób numerowania, położenie punktorów i tekstu.
Podczas formatowania dokumentu można stosować wbudowane style, wybierając je z listy. Można również je modyfikować, wprowadzając zmiany według własnego uznania, lub tworzyć nowe.
Obszerne dokumenty o złożonej strukturze wymagają wprowadzenia dodatkowych elementów ułatwiających ich czytanie. Są to numeracja stron i przypisy, za pomocą których autor komentuje lub wyjaśnia wybrany fragment tekstu. Udogodnieniem dla czytelnika jest podzielenie dokumentu na rozdziały i podrozdziały oraz dodanie spisu treści. W dokumentach, w których występuje wiele nowych pojęć, wskazane jest umieszczanie indeksu. Ponadto, można redagować nagłówki i stopki jednakowe lub różne dla każdej części dokumentu.
Forma tekstu w dużym stopniu wpływa na łatwość przyswojenia zawartych w nim treści. Podczas opracowywania wielostronicowej publikacji wprowadzamy hierarchię tekstu, dzieląc go na jednostki tematyczne jako rozdziały i podrozdziały.
Stosowanie stylów jest szczególnie przydatne podczas redagowania dokumentu o złożonej strukturze, gdyż znacznie ułatwia formatowanie tekstu i zapewnia jednorodny wygląd publikacji.
Sekcja to część dokumentu o dowolnej wielkości. Podział dokumentu na sekcje jest sposobem na różne jego formatowanie (parametry strony, układ kolumnowy, numeracja stron, forma nagłówków i stopek). Można utworzyć sekcje na pojedynczej stronie lub wydzielić stronę jako osobną sekcję.
Elementami uzupełniającymi dokument wielostronicowy, ułatwiającymi ich czytanie i zrozumienie są numery stron, podpisy pod obiektami, przypisy, odsyłacze i spisy. Ćwiczenie
Wykonaj zadanie zgodnie z poleceniami w pliku 1. Do wykonania zadania wykorzystaj pliki zgodnie z instrukcją wykonania zadania. Plik 1